Kısa Cevap
Süreç haritası yalnız yapılan işleri sıralamaz. Her adımda oluşan kaydı, sorumlu rolü, onay koşulunu, bekleme nedenini ve bir sonraki ekibe devredilen bilgiyi gösterir.
Altı Adımlık Harita
- 01
Talep ve teklif
Müşteri ihtiyacı, ürün, miktar, fiyat, vade ve teklif sürümü kayıt altına alınır.
- 02
Sipariş ve onay
Teklif siparişe döner; iskonto, kredi limiti, teslim tarihi ve gerekiyorsa yönetici onayı kontrol edilir.
- 03
Stok ve tedarik
Kullanılabilir miktar ayrılır; eksik ürün için satın alma, üretim veya transfer ihtiyacı oluşur.
- 04
Hazırlık ve sevkiyat
Toplama, paketleme, seri veya lot bilgisi, kargo ve teslim belgesi siparişle ilişkilendirilir.
- 05
Fatura ve cari
Teslim veya sevk koşulu tamamlandığında fatura düzenlenir; vade ve müşteri bakiyesi güncellenir.
- 06
Tahsilat ve kapanış
Banka, kasa veya ödeme sistemi hareketi ilgili faturayla eşleşir; açık bakiye ve gecikme takibi sürer.
Her Devir Noktasında Sorun
- Bir sonraki ekip işe hangi kayıt üzerinden başlıyor?
- Eksik bilgi varsa işi kim geri gönderiyor?
- Onay gerektiren tutar ve koşullar nerede tanımlı?
- Bekleyen işin yaşı ve sorumlusu görünür mü?
- Müşteriye verilen tarih değiştiğinde kimler haberdar oluyor?
- Yönetim, gecikmenin satışta mı stokta mı sevkiyatta mı olduğunu görebiliyor mu?
Haritada İşaretlenecek İstisnalar
- Kısmi sevkiyat ve kalan sipariş
- Stokta olmayan ürün veya alternatif ürün
- Müşteri limiti ve vade istisnası
- İskonto ve özel fiyat onayı
- İptal, iade ve yeniden sevk
- Eksik fatura veya teslim belgesi
- Parçalı tahsilat ve farklı ödeme kanalları
Haritadan Sistem Kapsamına
Kayıtlar
Talep, teklif, sipariş, stok hareketi, sevk, fatura ve ödeme kayıtlarını belirleyin.
Roller
Satış, depo, satın alma, üretim, finans ve yönetimin sorumluluklarını ayırın.
Kurallar
Onay, rezervasyon, teslim, faturalama ve tahsilat koşullarını yazın.
Raporlar
Açık teklif, bekleyen sipariş, eksik sevkiyat, faturalanmamış iş ve geciken tahsilat listelerini tanımlayın.
Sık Sorulan Sorular
Siparişten tahsilata haritasında hangi bilgiler mutlaka bulunmalı?
Her adım için oluşan kayıt, sorumlu rol, onay koşulu, bekleme nedeni ve sonraki ekibe devredilen bilgi yazılmalıdır. Ekran tıklamalarını değil kararı ve devri değiştiren noktaları gösterin.
Bugünkü süreç ile hedef süreci aynı haritada göstermeli miyiz?
Önce bugünkü akışı çıkarın; gecikme, geri dönüş ve yeniden kayıt noktalarını işaretleyin. Hedef düzeni ikinci katmanda göstermek, hangi değişikliğin neden yapıldığını korur.
Kısmi sevkiyat ve parçalı tahsilat haritaya nasıl eklenir?
Kısmi sevkiyat ile parçalı tahsilatı ana akışın ayrı istisna dalları olarak gösterin. Ekip kalan sipariş, açık fatura ve müşteri bakiyesini hangi kaydın güncel tutacağını her dalda ayrıca yazsın.
Süreç haritasını hangi ekip sahiplenmeli?
Satıştan tahsilata sonuçtan sorumlu süreç sahibi çalışmayı yönetmelidir. Satış, depo ve finans ekipleri günlük uygulamadaki istisnaları ve devir koşullarını doğrular.
Harita yazılım teklifi hazırlamak için tek başına yeterli mi?
Hayır. Harita iş akışını açıklar; teklif için veri geçişi, kullanıcı rolleri, bağlantılar, raporlar ve uygulama hizmetleri de gerekir. Ekibiniz bu kalemleri süreç haritasının yanında ayrı kapsam listesinde doğrulasın.