Hazırlık Dosyası
Görüşmelere tek bir notla girin. Her aday sistemi bu not üzerinden değerlendirin; böylece ekranlar değil, işinizdeki karşılığı karar verir.
- 01
İlk ele alınacak işler
En çok bekleten, tekrar kayıt gerektiren ya da hata üreten üç işi yazın.
- 02
Gerçek senaryolar
Bu işlerden ikisini başlangıcından sonucuna kadar seçin: örneğin tekliften tahsilata veya siparişten sevkiyata.
- 03
Kullanıcılar ve kararlar
Kimlerin sistemi kullanacağını, hangi onayların gerektiğini ve yöneticinin hangi bilgiyi görmek istediğini not edin.
- 04
Veri ve bağlantılar
Taşınacak cari, ürün, stok ve açık işlemleri; banka, e-belge, pazaryeri, kargo ya da diğer servis bağlantılarını isimleriyle listeleyin.
- 05
İlk aşamanın sınırı
İlk gün çalışması gereken işleri, sonraya bırakılabilecek taleplerden ayırın.
Görüşmede Sorulacak Sorular
Demoda Gerçek Senaryonuzu Çalıştırın
Demo sırasında hazır bir tur istemeyin. Hazırlık dosyanızdaki iki işi çalıştırın. Her adımda kayıt nerede oluşuyor, kimin önüne düşüyor ve sonuç hangi rapora yansıyor bakın. Aynı ürünün depo, mağaza ve çevrim içi satıştaki miktarını; bir satışın tahsilat durumunu; yönetim raporundaki tutarın dayandığı kaydı görün.
Teklifleri Okurken
İlk aşama
Dahil olan ürünleri, iş akışlarını, rolleri ve ekranları açıkça görün.
Proje işleri
Veri hazırlığı, aktarım, uyarlama, bağlantılar ve eğitimin hangilerinin fiyata dahil olduğunu ayırın.
Sürekli hizmet
Barındırma, yedekleme, güncelleme ve destek için aylık koşulları öğrenin.
Sonradan doğacak işler
Üçüncü taraf lisansları, ek geliştirmeler ve yeni taleplerin nasıl ele alınacağını yazılı isteyin.
Dikkat Edilecek İşaretler
- Demo sizin örneğiniz yerine yalnızca hazır ekranlarla ilerliyorsa
- Veri aktarımı sonraya bırakılıyor, sorumlusu belirtilmiyorsa
- Bir bağlantının adı var ama veri yönü ve sorumlusu açıklanmıyorsa
- Yetkiler tek yönetici hesabı üzerinden gösteriliyorsa
- Test, kabul, canlıya geçiş ve destek için yazılı bir plan sunulmuyorsa
Sık Sorulan Sorular
ERP seçiminde ürün listesinden önce hangi iş senaryoları hazırlanmalı?
Siparişten tahsilata, satın alma talebinden mal kabulüne veya iş emrinden maliyete uzanan iki gerçek zincir seçin. Her zincirde kaydı açan, onaylayan ve kapatan rolleri de dosyaya ekleyin.
Mevcut dosya ve programların tamamı yeni sisteme taşınmalı mı?
Hayır. Günlük işlemi, resmî kaydı veya yönetim kararını etkileyen veri önceliklidir. Arşivde kalabilecek geçmiş ile canlı kullanıma aktarılacak açık kayıtları ayrı listeleyin.
Teklifleri karşılaştırırken lisans bedeli dışında neye bakılmalı?
Veri hazırlığı, entegrasyon, uyarlama, test, eğitim, geçiş ve aylık destek kalemlerini aynı tabloda karşılaştırın. Kapsam dışı işler görünmüyorsa iki teklifin toplam yükünü sağlıklı kıyaslayamazsınız.
Demo sırasında hazır ekran mı, kendi işimiz mi denenmeli?
Kendi örnek siparişiniz, üretim emriniz veya servis göreviniz üzerinden ilerleyin. Böylece rol, onay, istisna ve rapor ihtiyacının standart gösterimde saklı kalmasını önlersiniz.
Sistem seçiminde geçiş başarısını nasıl tanımlarız?
İlk canlı kapsam için ölçülebilir kabul koşulları yazın: hangi kayıtlar taşınacak, hangi zincir baştan sona çalışacak ve hangi rapor doğrulanacak. Sorumlu kişiler ile kabul tarihi geçiş planında yer alsın.