Kurze Antwort
Eine Prozesslandkarte listet nicht nur die ausgeführten Schritte auf. Sie zeigt den Datensatz, der in jedem Schritt entsteht, die verantwortliche Rolle, die Freigabebedingung, den Grund für jede Wartezeit und die Information, die an das nächste Team übergeben wird.
Die Karte in sechs Schritten
- 01
Anfrage und Angebot
Erfassen Sie Kundenbedarf, Produkt, Menge, Preis, Zahlungsziel und Angebotsversion.
- 02
Auftrag und Freigabe
Das Angebot wird zum Auftrag; prüfen Sie Rabatt, Kreditlimit, Liefertermin und, falls nötig, die Freigabe durch die Führungskraft.
- 03
Lager und Beschaffung
Reservieren Sie die verfügbare Menge; fehlender Bestand löst einen Einkaufs-, Produktions- oder Transferbedarf aus.
- 04
Kommissionierung und Versand
Verknüpfen Sie Kommissionierung, Verpackung, Serien- oder Chargenangaben, Spediteur und Lieferschein mit dem Auftrag.
- 05
Rechnung und Debitorenkonto
Sobald Liefer- oder Versandbedingungen erfüllt sind, stellen Sie die Rechnung; aktualisieren Sie Zahlungsziel und Kundensaldo.
- 06
Zahlungseingang und Abschluss
Gleichen Sie die Bank-, Kassen- oder Zahlungssystembewegung mit der Rechnung ab; verfolgen Sie offenen Saldo und Verzug weiter.
Fragen Sie das bei jeder Übergabe
- Mit welchem Datensatz beginnt das nächste Team die Arbeit?
- Wer schickt den Auftrag zurück, wenn Informationen fehlen?
- Wo sind die Beträge und Bedingungen definiert, die eine Freigabe erfordern?
- Sehen Sie das Alter und den Verantwortlichen noch offener Arbeit?
- Wer wird informiert, wenn sich der dem Kunden zugesagte Termin ändert?
- Kann die Geschäftsführung erkennen, ob eine Verzögerung im Vertrieb, im Lager oder im Versand liegt?
Ausnahmen, die Sie auf der Karte markieren
- Teillieferung und Restauftrag
- Nicht vorrätiges Produkt oder Ersatzprodukt
- Kundenlimit und Ausnahme beim Zahlungsziel
- Rabatt und Freigabe von Sonderpreisen
- Stornierung, Retoure und erneuter Versand
- Fehlende Rechnung oder fehlender Lieferschein
- Geteilter Zahlungseingang und unterschiedliche Zahlungskanäle
Von der Karte zum Systemumfang
Datensätze
Definieren Sie die Datensätze für Anfrage, Angebot, Auftrag, Lagerbewegung, Versand, Rechnung und Zahlung.
Rollen
Trennen Sie die Verantwortlichkeiten von Vertrieb, Lager, Einkauf, Produktion, Finanzen und Geschäftsführung.
Regeln
Halten Sie die Bedingungen für Freigabe, Reservierung, Lieferung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang fest.
Berichte
Definieren Sie die Listen für offene Angebote, ausstehende Aufträge, unvollständige Lieferungen, nicht abgerechnete Arbeit und überfällige Zahlungseingänge.
Häufig gestellte Fragen
Welche Informationen gehören auf eine Prozesskarte vom Auftrag bis zur Zahlung?
Erfassen Sie je Schritt Vorgang, verantwortliche Rolle, Freigabebedingung, Wartegrund und Übergabeinformation. Lassen Sie Klicks weg, die keine Entscheidung oder Übergabe verändern.
Sollten aktueller und gewünschter Prozess auf derselben Karte stehen?
Zeichnen Sie zuerst den heutigen Ablauf und markieren Sie Verzögerungen, Rückgaben und Doppelerfassung. Zeigen Sie den Zielzustand als zweite Ebene, damit der Grund jeder Änderung sichtbar bleibt.
Wie werden Teillieferungen und Ratenzahlungen dargestellt?
Zeichnen Sie sie als eigene Ausnahmezweige neben dem Hauptablauf. Jeder Zweig nennt den Datensatz, der Restauftrag, offene Rechnung und Kundensaldo aktuell hält.
Wer sollte die Prozessaufnahme verantworten?
Die Person mit Verantwortung für das Ergebnis vom Auftrag bis zur Zahlung leitet die Arbeit. Vertrieb, Lager und Finanzteam bestätigen anschließend ihre täglichen Ausnahmen und Übergabebedingungen.
Reicht eine Prozesskarte für ein Softwareangebot aus?
Nein. Die Karte erklärt den Ablauf; Datenmigration, Rollen, Anbindungen, Berichte und Implementierungsleistungen benötigen zusätzlich eine eigene Umfangsliste und messbare Abnahmekriterien.