Vorbereitungsdossier
Gehen Sie mit einem einzigen Dossier in jedes Gespräch. Bewerten Sie jedes Kandidatensystem daran; so entscheidet nicht der Bildschirm, sondern die Übereinstimmung mit Ihrer eigenen Arbeit.
- 01
Die ersten anzugehenden Aufgaben
Notieren Sie die drei Aufgaben, die am meisten Zeit kosten, doppelte Erfassung erfordern oder die meisten Fehler verursachen.
- 02
Reale Szenarien
Wählen Sie zwei dieser Aufgaben aus und verfolgen Sie sie von Anfang bis Ende: zum Beispiel vom Angebot bis zum Zahlungseingang oder von der Bestellung bis zum Versand.
- 03
Nutzer und Entscheidungen
Notieren Sie, wer das System nutzen wird, welche Freigaben nötig sind und welche Informationen die Geschäftsführung sehen möchte.
- 04
Daten und Anbindungen
Listen Sie die zu übertragenden Kunden- und Lieferantendaten, Produkte, Bestände und offenen Vorgänge auf sowie die Anbindungen an Bank, E-Dokumente, Marktplatz, Versanddienstleister oder andere Dienste, jeweils namentlich.
- 05
Umfang der ersten Phase
Trennen Sie, was ab dem ersten Tag funktionieren muss, von Wünschen, die später folgen können.
Fragen für das Gespräch
Testen Sie Ihr echtes Szenario in der Demo
Geben Sie sich in der Demo nicht mit einer Standardtour zufrieden. Lassen Sie stattdessen die beiden Aufgaben aus Ihrem Dossier durchspielen. Achten Sie darauf, wo jeder Schritt einen Datensatz erzeugt, bei wem er landet und in welchen Bericht das Ergebnis einfließt. Prüfen Sie den Bestand desselben Produkts in Lager, Filiale und Online-Verkauf, den Zahlungsstatus hinter einem Verkauf und den Datensatz, auf dem eine Zahl im Managementbericht tatsächlich beruht.
Beim Lesen von Angeboten
Erste Phase
Sehen Sie klar, welche Produkte, Arbeitsabläufe, Rollen und Bildschirme enthalten sind.
Projektarbeiten
Trennen Sie, welche Anteile von Datenvorbereitung, Migration, Anpassung, Anbindungen und Schulung im Preis enthalten sind.
Laufender Service
Erfragen Sie die monatlichen Konditionen für Hosting, Backups, Updates und Support.
Später entstehende Arbeiten
Lassen Sie sich schriftlich zusichern, wie mit Drittlizenzen, zusätzlichen Entwicklungen und neuen Anfragen umgegangen wird.
Warnsignale
- Die Demo läuft nur mit Standardbildschirmen statt mit Ihrem eigenen Beispiel
- Die Datenmigration wird auf später verschoben, ohne dass ein Verantwortlicher benannt ist
- Eine Anbindung wird genannt, aber Datenrichtung und Verantwortlicher bleiben ungeklärt
- Berechtigungen werden nur über ein einziges Administratorkonto demonstriert
- Für Test, Abnahme, Livegang und Support liegt kein schriftlicher Plan vor
Häufig gestellte Fragen
Welche Praxisszenarien sollten wir für den Systemvergleich vorbereiten?
Wählen Sie zwei echte Ketten, etwa Auftrag bis Zahlung, Bedarfsanforderung bis Wareneingang oder Arbeitsauftrag bis Kosten. Benennen Sie Eröffnung, Freigabe und Abschluss jedes Datensatzes.
Müssen alle Dateien und Programme migriert werden?
Nein. Priorisieren Sie Daten für tägliche Transaktionen, offizielle Aufzeichnungen oder Managemententscheidungen. Trennen Sie abgeschlossene Historie von offenen Daten, die zum Livegang benötigt werden.
Was vergleichen wir neben dem Lizenzpreis?
Stellen Sie Datenvorbereitung, Anbindungen, Einrichtung, Tests, Schulung, Migration und monatlichen Support in dieselbe Tabelle. Ohne Leistungen außerhalb des Umfangs bleibt die Gesamtbelastung von Angeboten unvergleichbar.
Sollte eine Demonstration Standardschirme oder unsere eigene Arbeit zeigen?
Nutzen Sie einen eigenen Auftrag, Produktionsjob oder Servicefall. So werden Rollen, Freigaben, Ausnahmen und Berichte sichtbar, die eine Standarddemonstration verdecken kann.
Wie definieren wir einen erfolgreichen ersten Livegang?
Schreiben Sie messbare Abnahmekriterien: migrierte Daten, vollständig laufende Kette und abzustimmender Bericht. Benennen Sie verantwortliche Rollen und den verbindlichen Abnahmetermin im Migrationsplan.