Kort antwoord
Een voorraadverschil ontstaat wanneer de fysieke beweging en de systeemregistratie op een ander moment, met een andere hoeveelheid of op een andere locatie plaatsvinden. Registreer de beweging bij de bron, koppel er een document aan en controleer de uitzonderingen dagelijks; die aanpak houdt stand.
Zes kernoorzaken
- 01
Ontvangst en uitgifte zonder document
Een product gaat het magazijn in of uit, en je opent de bijbehorende inkoop-, verkoop-, verzend- of transferregistratie pas later.
- 02
Verkeerde locatie
Je boekt het juiste product en de juiste hoeveelheid op de verkeerde locatie in het magazijn, op het schap, in de winkel of in de voorraad van een voertuig.
- 03
Eenheidsverschil
Verkoop en het magazijn rekenen doos, pak, meter, kilogram of stuk elk anders om.
- 04
Hiaten in retouren en annuleringen
Een klantretour, een retour aan de leverancier of een geannuleerde verzending is fysiek afgerond, maar blijft open staan in het systeem.
- 05
Productieverbruik
Je boekt het verbruik van grondstoffen en halffabricaten niet gelijktijdig met de werkorder, waardoor uitval en extra verbruik onzichtbaar blijven.
- 06
Ongeautoriseerde correcties
Gebruikers passen een eerdere beweging aan of openen een nieuwe correctieboeking om het verschil te dichten, waardoor het spoor van de oorzaak verdwijnt.
Dagelijkse controleroutine
Registreer de beweging bij de bron
Gebruik een barcode of het bijbehorende document bij goederenontvangst, verzamelen, verpakken, transfer en retouren.
Volg openstaande transacties
Houd nog niet ontvangen inkopen, nog niet verzonden orders en nog niet afgesloten retouren op een aparte lijst bij.
Controleer negatieve en afwijkende voorraad
Met een dagafsluitende uitzonderingslijst spoor je een verschil terug naar de bron voordat het groter wordt.
Corrigeer met een reden erbij
Elke telcorrectie toont de oorzaak, de gebruiker, de datum en de bijbehorende productbeweging.
Wat je meet
Beperk voorraadnauwkeurigheid niet tot één totaalpercentage. Volg in welke productgroep, locatie en bewegingstype het verschil ontstaat.
- Aantal producten met een telverschil
- Aantal producten dat negatieve voorraad krijgt
- Bewegingen zonder document of laat geregistreerd
- Openstaande transfers, retouren en goederenontvangsten
- Records gecorrigeerd door eenheidsomrekening
- Terugkerende verschillen bij dezelfde gebruiker of locatie
Veelgestelde vragen
Verwijdert vaker tellen voorraadverschillen blijvend?
Tellen maakt het verschil zichtbaar, maar herstelt niet de beweging die het veroorzaakte. Zoek waar ontvangst, verzending, transfer, retour of productieverbruik niet correct in de registratie kwam.
Waarom kan voorraad ondanks barcodes nog verkeerd zijn?
Een barcode versnelt alleen de artikelinvoer. Een verkeerde locatie, eenheidsconversie, open retour of onbevoegde correctie kan fysieke voorraad en systeemregistratie nog steeds uiteen laten lopen.
Waarom wijkt kanaalvoorraad af van de centrale voorraad?
Het verschil ontstaat wanneer reservering, annulering, retour en synchronisatiemoment verschillende regels volgen. Benoem de leidende voorraadbron en de volgorde waarin elke beweging het aantal wijzigt.
Moeten we meteen corrigeren zodra voorraad negatief wordt?
Controleer eerst de laatste ontvangsten, uitgiften, transfers en eenheidsbewegingen. Is een correctie nodig, bewaar dan reden, gebruiker, datum en gekoppeld document bij de registratie.
Met welke producten begint een onderzoek naar voorraadverschillen?
Rangschik productgroep, locatie en bewegingstype waar het verschil terugkeert. Een kleine steekproef met een herhaalbare oorzaak levert meer bewijs dan alleen beginnen bij het hoogste aantal.