Buitendienstbeheer
Serviceaanvraag, werkorder, taaktoewijzing, routeplan, mobiel buitendienstscherm en digitaal serviceformulier.
Beheer buitendienstwerk vanuit hetzelfde servicerecord als het hoofdkantoor
Een serviceaanvraag wordt een werkorder; route, mobiel formulier, gebruikt onderdeel, klantgoedkeuring, factuur en incasso worden stappen van hetzelfde record. Elke stap heeft een eigenaar; het hoofdkantoor ziet de status zonder te bellen.
Eén buitendienstopzet voor service, onderhoud, installatie en montage
Buitendienst
Deze oplossing brengt de klantaanvraag, de werkorder, de taaktoewijzing, de route, het ter plekke ingevulde serviceformulier en de factuur samen op één record. De monteur ziet welk adres hij moet bezoeken, en het hoofdkantoor ziet in welke fase de order zit, rechtstreeks vanuit dat record. Bedrijven waarvan het team de dag doorbrengt op locatie, bij de klant, gebruiken dit. Niet het aantal voertuigen, maar het aantal bezoeken en servicecalls per dag bepaalt de waarde.
De aanvraag koppelt aan de werkorder, de werkorder aan het veld, het veldresultaat aan de factuur
Het proces loopt in zeven stappen. Elke stap heeft een eigen rol, en elke stap laat een spoor achter op het servicerecord; de volgende stap werkt verder vanuit dat record.
De aanvraag wordt vastgelegd
Het hoofdkantoor voert de storing-, onderhouds-, installatie- of montageaanvraag in met klant, apparaat, adres en prioriteit; er ontstaat een werkorderrecord, en de servicehistorie van de klant staat ernaast.
De taak gaat naar een monteur
De planner weegt vaardigheid, regio en de drukte van de dag tegen elkaar af; een toewijzingsrecord staat op de werkorder, en de order verschijnt bij wie hem toegewezen krijgt.
De route wordt voor de dag gepland
De planner zet bezoeken op volgorde naar regio en tijd; er ontstaat een routerecord, en brandstof- en onderhoudsgegevens van de voertuigkaart lezen mee in datzelfde plan.
Het werk loopt vanaf het mobiele scherm
De monteur opent adres, klanthistorie en apparaatgegevens op zijn telefoon; het serviceformulier ter plekke vult zich met foto en locatiegegevens, en het formulierrecord boekt op de werkorder.
Onderdeel en arbeid worden op de order geschreven
De monteur voert het onderdeel uit de voertuigvoorraad en de bestede tijd in; er ontstaat een voorraadmutatie, en het hoofdkantoor hoeft nooit achteraf uit te zoeken welk onderdeel waar is gebruikt.
Klantgoedkeuring wordt vastgelegd
De klant tekent het uitgevoerde werk ter plekke af; het goedkeuringsrecord gaat met formulier en foto's naar het klantdossier, en het hoofdkantoor ziet het resultaat op het moment zelf.
De factuur gaat uit, incasso wordt gevolgd
Finance zet arbeid en materiaal om in een factuur vanuit dezelfde werkorder; een betaling die ter plekke wordt geïnd, boekt meteen, en het openstaande servicebedrag zie je op het managementscherm.
Wat levert het je op?
Minder telefoonverkeer, vollediger facturen
Plan de dag van je team beter
Welke monteur waar is, wat de volgende order is, welk voertuig in welke regio rijdt: alles op één scherm. De dag gaat naar het werk in de juiste volgorde afronden, niet naar rondbellen voor locaties.
Laat werk niet onvolledig gefactureerd
Formulier, foto, klanthandtekening, onderdeel en arbeid lopen samen op in hetzelfde dossier; omdat elke regel ter plekke wordt ingevoerd, komt hij compleet op de factuur.
Geef klanten een consequentere service
Afspraak, servicehistorie en digitaal formulier komen in dezelfde volgorde bij de klant terecht; het team komt voorbereid aan, en het hoofdkantoor ziet het resultaat dezelfde dag.
Je bouwt een oplossingsbasis door buitendienst, voorraad en finance te koppelen
Deze producten dragen de buitendienst samen. Afspraakherinneringen, berichtmeldingen, GPS-voertuigvolging en het klantportaal sluiten aan op je bestaande opzet; het record van elk bezoek loopt op bij dezelfde werkorder.
Voorraad
Voertuigvoorraad, ter plekke gebruikte onderdelen, serienummertracking, reserveonderdeelmutaties en telroutines.
Boekhouding & Financiën
Facturering van arbeid en onderdelen, incasso, debiteuren en openstaand servicebedrag.
Verkoop & CRM
Onderhoudscontract en klantgoedkeuring staan op de klantkaart; het buitendienstrecord loopt op hetzelfde scherm mee als de verkoop.
Verwante oplossingen
Beheer je je team en vestigingen op afstand?
Bekijk de oplossing Mobiel en bedrijfsbeheer op afstand
Lever je service op basis van contract of project?
Bekijk de oplossing Diensten & Projecten
Loopt taaktracking via de telefoon in plaats van een lijst?
Bekijk de oplossing Werk- en Verantwoordelijkheidsbeheer
Veelgestelde vragen
Welke informatie hoort vanaf planning tot afronding op dezelfde werkbon?
Klant, locatie, apparaat, afspraak, werkzaamheden, onderdelen, foto, handtekening en afrondingsstatus kunnen één serviceregistratie volgen. De scope bepaalt welk bewijs voor acceptatie en facturatie nodig is.
Welke teams gebruiken dit?
Service-, onderhouds-, installatie- en montageteams; planners en de financeafdeling die de facturen opstelt. Buitendienstteams met vaste winkel- of dealerbezoeken gebruiken dezelfde opzet; elke rol ziet zijn eigen scherm, de werkorder is gedeeld.
Werkt de monteur de order af vanaf zijn telefoon?
Ja. Adres, klanthistorie, apparaatgegevens en het uit te voeren werk staan op het mobiele scherm; formulier, foto, handtekening en locatie boeken vanaf het veld op hetzelfde record.
Gaat onze huidige servicehistorie mee over?
Ja, voor zover die nodig is voor open en toekomstige service. Klanten, apparaten, contracten en relevante historie worden beoordeeld en de controle-eigenaar staat in het migratieplan.
Bij welk bedrijf is Buitendienst toegepast?
Bij GPS Buddy zijn buitendienstregistraties gekoppeld aan hetzelfde paneel als verkoop en is apparatuur via serienummers traceerbaar. Het Nederlandse hoofdkantoor volgt de live service in Turkije zonder op een apart rapport te wachten.
Hoe je begint
Laten we samen de scope van je buitendienst bepalen
Laten we je teamgrootte, servicetypes, wagenpark, onderdelentracking en factureergewoonten samen beoordelen; of je prioriteit nu het routeplan, het mobiele serviceformulier, de voertuigvoorraad of de incasso is, we bepalen de scope daaromheen. Bekijk marqey in een demo die aansluit bij jouw eigen buitendienstscenario; samen bepalen we welk product, welke integratie en welke aanpassing je nodig hebt.